La importancia de las Bases de Datos (BBDD) en las empresas

Hoy en día, es muy importante en todas las empresas establecer una gestión eficiente de la información que se dispone. La globalización mencionada tantas veces, hace que este tipo de factores sean fundamentales para una competencia asegurada.

Uno de los grandes aportes aplicables que ha traído la Informática a las actividades diarias de las organizaciones, ha sido el concepto de Base de Datos (BBDD) por todo lo que supone la disciplina en la organización de los datos de una empresa. Una base de datos bien gestionada y establecida, puede llegar a ser un arma que marque la diferencia competitiva entre diferentes empresas.

De esta manera, podemos decir, que a grandes rasgos lo que conlleva el concepto de BBDD es:

Agrupar todos los datos más importantes y relevantes de la empresa en un único lugar. Dentro de este grupo de datos, se encuentra aquella información que por su significado será necesario mantenerla almacenada, ya que sustentarán las actividades del negocio y la toma de decisiones correspondientes. Según los objetivos que se persigan respecto de los mismos, se realizará la elección de dichos datos.

De esta forma, una base de datos, es una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

Cualquier base de datos suele contar con los datos más relevantes del cliente. Entre ellos, caben destacar, para la mayoría de las empresas, el nombre y apellidos, el mail y el teléfono. Según la utilidad de la base de datos, podemos requerir otro tipo de información más específica. Algunos ejemplos son sexo, edad, domicilio, hábitos de compra, tendencia al cambio etc.

Hoy en día es mediante servidores y ordenadores donde se acumula la información y dichos datos se catalogan en forma ordenada y de fácil acceso por medio de un sistema que está definido como “SGBD” (sistema de gestión de base de datos), un software creado para tal fin.

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Objetivo de las bases de datos

El objetivo al que se pretende llegar con estas bases de datos en cualquier empresa normalmente son:

  • Mantener un contacto constante y personal con el cliente, aportando calidad al servicio y pudiendo ofrecerle el producto o servicio que necesita en todo momento.
  • Poder informar al cliente sobre nuevos productos o servicios, teniendo en cuenta sus hábitos de compra, sus preferencias e intentando satisfacer sus necesidades constantemente.
  • Generar nuevas estrategias empresariales.
  • Utilizar la segmentación para poder afinar de una forma concreta la comunicación con el cliente.
  • Ofrecer confianza y seguridad al cliente en la empresa, ya que se conoce al cliente y se le ofrece lo que necesita en el momento oportuno.

Como obtener los datos

Existen diversas formas y métodos para lograr obtener los datos de los diferentes clientes que haya en la empresa, para elaborar estas BBDD. Algunos de ellos son:

  • Completar formularios en web o tienda física
  • Subscripción a newsletter
  • Petición de información por parte del cliente.
  • Realización de encuestas.

Son muchas plataformas las creadas para este fin y muchos programas que logran leer y manejar este tipo de información, la cual con el tiempo se ha unificado en formatos compatibles.

Para qué sirven las bases de datos

Una base de datos permite mantener ordenados y tener libre acceso de la información, de cualquier tipo. Ejemplos de bases de datos en diferentes sectores serían.

  • En hospitales: catalogar medicamentos, patologías, pruebas e intervenciones programadas de los pacientes…
  • En el gobierno: categorizar los temas y obligaciones a resolver.
  • Es muy utilizada por los administradores, quienes entre sus funciones tienen la de ordenar y catalogar al personal, las mercancías, los gastos, los ingresos, etc. Por ello se encuentran en la eminente necesidad de ordenarlos datos para que al ser buscados puedan ser encontrados en forma adecuada.
  • En el comercio, los comerciantes ingresan en una base de datos las entradas y salidas para que en base a esos datos el contador o administrador, resuelva al momento de responder por las obligaciones.

Algunos sistemas gestores de bases de datos, (DBMS)

Entre los diferentes tipos de software de bases de datos o sistemas gestores de bases de datos, podemos destacar:

  • MySql:MySQL es un software de código abierto, licenciado bajo la GPL de la GNU, aunque MySQL AB distribuye una versión comercial, en lo único que se diferencia de la versión libre, es en el soporte técnico que se ofrece, y la posibilidad de integrar este gestor en un software propietario, ya que de otra manera, se vulneraría la licencia GPL. Se caracteriza por su rapidez y robustez.
  • PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran calibre.
  • Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser creada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura ya explicada.
  • Microsoft SQL Server: es un sistema para la gestión de bases de datos producido por Microsoft basado en el modelo relacional cuya principal función es almacenar y consultar datos solicitados por otras aplicaciones. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de informaciones.

Por qué una Base de datos

Básicamente, el porqué de una base de datos, se resume en una frase: “El sistema de base de datos ofrece a la empresa un control centralizado de sus datos”. Además de esto, podemos decir, que algunas ventajas que proporciona el uso de un sistema de base de datos sobre los métodos tradicionales son:

  • Velocidad: Un ordenador recupera y actualiza datos más rápidamente que cualquier humano. Las consultas específicas sin mucha elaboración pueden ser respondidas con rapidez, sin necesidad de búsquedas manuales o visuales que llevan tiempo.
  • Datos Compactos: Reduce o anula la necesidad de acumulación de archivos en papel.
  • Menos trabajo: Eliminar gran parte del trabajo de llevar a los archivos a mano.
  • Precisión: En el momento que se necesite, se tiene a disposición información precisa y concreta.
  • Actualización: Se disponen de datos completamente al día, dada la facilidad de actualizarlos.

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